In dieser Serie von drei Blogartikeln zeigen wir Ihnen, wie Process Mining Sie bei Ihrer SAP S/4HANA Transformation unterstützen kann.
Teil 2: So identifizieren und optimieren Sie SAP-Prozesse mit Process Mining als Vorbereitung auf die SAP S/4HANA Transformation
Business Capability Maps sind ein wichtiger Bestandteil unseres prozessorientierten Ansatzes bei Scheer für die SAP S/4HANA Transformation. Dabei handelt es sich um die häufigste Methode, mit der das Management und andere Fachleute die verschiedenen Fähigkeiten eines Unternehmens darstellen.
Die Business Capability Map dient als umfassendes Rahmenwerk, das die Fähigkeiten eines Unternehmens anhand verschiedener Ebenen, Funktionsbereiche und Prozesse kategorisiert. Sie besteht aus einer zweidimensionalen Matrix, wobei die vertikale Achse die Ebenen (operativ, taktisch und strategisch) und die horizontale Achse verschiedene Unternehmensbereiche wie Einkauf, Fertigung, Finanzen, Geschäftsführung usw. darstellt. Um den Stand der Organisation in den einzelnen Bereichen besser verstehen zu können, sind die Prozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen farblich gekennzeichnet. Die Farben stehen für fünf verschiedene Zustände, von überhaupt keiner Fähigkeit bis hin zu differenzierenden Fähigkeitsniveaus.
Im Rahmen der SAP S/4HANA Migration ermöglicht Scheer dem Mangement mithilfe der Business Capability Map effektiv Ressourcen zuzuweisen. So können Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, verbessert werden, indem Kernfunktionen hervorgehoben werden, die vor der Migration das größte Potenzial bieten.
Die Business Capability Map verbessert das Vorgehen des Process Mining bei einer SAP S/4HANA Migration auf unterschiedliche Weise – zum Beispiel durch die Bereitstellung eines strategischen Kontexts und Rahmens für das Verständnis von Prozessbeziehungen, die Identifizierung kritischer Fähigkeiten und Verbesserungen, die Bewertung der Prozesseffizienz und die Möglichkeit der kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung. Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, ihre Migrationsprojekte zu optimieren und einen erfolgreichen Übergang zu SAP S/4HANA zu erreichen, während sie gleichzeitig ihre strategischen Ziele verfolgen können.
Im folgenden Beispiel beginnt die Analyse mit der Suche nach einem verbesserungsfähigen Bereich in der Business Capability Map und wird dann mithilfe von Process Mining fortgesetzt.
In Abbildung 1 zeigen wir eine Business Capability Map, die die verschiedenen Bereiche innerhalb des Unternehmens darstellt. Wie Sie sehen, stellt die Auftragsabwicklung einen Bereich mit Verbesserungspotenzial dar. Um diesen Prozess zu analysieren, nutzen wir die Leistungsfähigkeit des Process Mining, das uns visuelle Einblicke in die realen Prozessabläufe innerhalb der Organisation liefert. Dieser Ansatz steht in starkem Kontrast zu traditionellen Modellierungsansätzen wie BPMN.
Mithilfe von Process Mining können wir den digitalen Prozesszwilling des Unternehmens ermitteln, wie in Abbildung 2 dargestellt. Diese Technologie ermöglicht es uns, End-to-End-Szenarien zu analysieren, beispielsweise den Prozess vom Bestelleingang bis zum Rechnungsausgleich. Bei diesem konkreten Beispiel handelt es sich um Daten aus acht Quellsystemen und rund eine Million Kundenauftragspositionen. Wir können die Prozessabläufe über verschiedene Dimensionen hinweg analysieren, wie z. B. Buchungskreis, Kunde, Material, Warengruppe, Lieferant, Händler, Belegart und zugehörige KPIs. Dadurch können Verbesserungsmöglichkeiten erkannt werden, die zu bestimmten Leistungszielen passen.
Abbildung 2: Order-to-Cash-Übersicht, Top 1 Prozessvariante
Abbildung 2 zeigt, dass eine einzige Prozessvariante lediglich 42 % der gesamten Kundenauftragspositionen ausmacht. Durch die Auswahl zusätzlicher Prozessvarianten kann die Abdeckung jedoch auf ca. 90 % der Fälle ausgeweitet werden (siehe Abbildung 3). Durch diese Analyse kann festgestellt werden, dass neue Prozessschritte eingeführt wurden, die teilweise nicht förderlich waren. Beispielsweise wurden der Liefertermin mehrmals verlängert sowie zahlreiche Preisänderungen vorgenommen, nachdem der Auftrag bereits bestätigt worden war.
Abbildung 3: Order-to-Cash-Übersicht, Top 9 Prozessvarianten
Somit ermöglicht Process Mining die Ermittlung der Anzahl der Prozessvarianten in einem ERP-System und hilft dabei, die wichtigsten Prozessvarianten zu identifizieren, die bei der Transformation im Fokus stehen sollten. Die Konformität dieser Varianten mit SAP S/4HANA Best Practices kann ebenfalls überprüft werden.
Zusätzliche Informationen zu den Prozessvarianten, die auf tatsächlichen SAP-Daten basieren, ermöglichen es uns zu messen, wie gut Prozesse im Hinblick auf Leistungs- und Qualitätskriterien wie „pünktliche Komplettlieferungen“, Automatisierungsraten usw. ausgeführt werden.
Diese Informationen sind nützlich für die Beurteilung der Zuverlässigkeit von Unternehmensprozessen und das Identifizieren von Bereichen, die für eine erfolgreiche SAP S/4HANA Migration verbessert werden müssen. Die durch Process Mining gewonnenen Erkenntnisse sind äußerst objektiv und präzise und übertreffen die Genauigkeit anderer auf dem Markt verfügbarer Methoden. Bei traditionellen Ansätzen würde der Prozess zur Gewinnung dieser Erkenntnisse typischerweise umfangreiche interne und externe Ressourcen erfordern und oft mehrere Monate oder sogar Jahre in Anspruch nehmen. Mit der Implementierung von Process Mining kann dieser Analyseprozess jedoch deutlich beschleunigt werden, sodass Unternehmen in kürzerer Zeit ein hohes Maß an Prozesstransparenz erreichen können.
Autorin: Fernanda Carcamo
