So galt es während einer groß angelegten Ist-Prozessaufnahme in den Bereichen Instandhaltung, Qualitätsmanagement, Personalwesen und Sekretariat in den zehn deutschen und einigen internationalen Produktionsstandorten folgende Fragen zu klären:

• Welche Aktivitäten werden in welchem Fachbereich durchgeführt?

• Welche Systeme werden verwendet und welche Schnittstellen liegen vor?

• Welche Prozesse stützt mein SAP-System?

• Wie viele veraltete Papierdokumente, Medienbrüche, Kommunikationsschleifen, Dopplungen und Black-Boxen liegen vor?

Zur Beantwortung dieser Fragen sollte im ersten Schritt die heterogene und historisch gewachsene Prozesslandschaft analysiert werden. Nach langen Monaten und vielen intensiven und äußerst spannenden Workshops konnte die initiale Bestandsaufnahme jedoch erfolgreich abgeschlossen werden.

Diese Prozesse wurden für jeden Bereich in harmonisierten Prozessübersichten modelliert und parallel wurde eine BPM-Kompetenz-Centers etabliert. Dadurch konnten schon vor der Prozessoptimierung durch das Angleichen der Prozesse zwischen den Produktionsstandorten Quick-Wins ermittelt werden. So ist gewährleistet, dass die Prozesse langfristig weiter leben und ein gemeinsames Verständnis der Prozesse von Business und IT herrscht.

In der abschließenden Optimierungsinitiative wurden für die einzelnen Bereiche jeweils eine gemeinsame Soll-Prozesslandschaft mit optimierten Datenflüssen, neuen Systemen und abgegrenzten Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten entwickelt.

Für den Bereich Logistik wurde der Schritt der initialen Prozessaufnahme bewusst ausgelassen. Stattdessen wurde der direkte Ansatz einer zentralen Soll-Prozessdefinition gewählt und über agile Workshops umgesetzt. Unter Betrachtung der gesamten Wertschöpfungskette konnten hier neue und digitale Business Modelle entwickelt und international ausgerollt werden.