Datenschutzhinweise für Kunden und weitere Betroffene*

Als datenverarbeitendes Unternehmen ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten für uns sehr wichtig. Wir behandeln Ihre perso­nen­bezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutz­vorschriften, z.B. der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), sowie auf Grundlage dieser Datenschutzhinweise.

Die vorliegenden Datenschutzhinweise informieren Sie gemäß Art. 12 ff. DS-GVO über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten zur Gewährleistung einer fairen und transparenten Verarbeitung. Dazu geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer perso­nenbezogenen Daten durch uns, informieren Sie zu Ihren Rechten aus dem Datenschutzrecht und sagen Ihnen gerne, an wen Sie sich bei Fragen wenden können. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den von Ihnen angefragten oder beauftragten Leistungen. Daher werden vermutlich nicht alle Teile dieser Information auf Sie unmittelbar zutreffen.

*z.B. Bevollmächtigte, Interessenten an Produkten/Dienstleistungen, Geschäftskontakte

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist regelmäßig diejenige Gesellschaft, mit der Sie Ihren Vertrag oder Ihre Vereinbarung geschlossen bzw. Ihre Kommunikation geführt haben und die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet.

Welche dies in Ihrem Fall ist, entnehmen Sie bitte Ihren Unterlagen. Entsprechende Angaben zum jeweiligen Verantwortlichen finden Sie nachfolgend:

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „z.Hd. Datenschutzbeauftragter“ oder elektronisch unter: datenschutz@scheer-group.com.

Wofür, d.h. zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen zu folgenden Zwecken.

Zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen

Sofern Sie bereits unser Kunde oder Geschäftspartner sind oder uns Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Geschäfts­anbahnung überlassen (z.B. bei Ihrem auf verschiedene Weise geäußerten Interesse an unseren Leistungen, etwa auf Messen), so verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses oder für vorvertragliche Zwecke auf Ihre Veranlassung hin gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Dies umfasst auch die Verwendung zum Zwecke der eingehenden Prüfung, ob ein Auftrag überhaupt angenommen werden kann sowie für Zwecke der Erfüllung wechselseitiger offener Forderungen. Die Zwecke der Verarbeitung richten sich in erster Linie nach Ihrem oder unserem Produktinteresse und können auch Bedarfsanalysen sowie allgemeine Beratung umfassen.

Um welche konkreten Leistungen es sich dabei handelt, sind den jeweiligen Vertragsunterlagen, Geschäftsbedingungen sowie Produktinformationen zu entnehmen. Bei bestehenden Verträgen können wir im Einzelfall ergänzende personenbezogene Daten von Ihnen erheben. Dies kann etwa der Fall sein, wenn wir Sie hinsichtlich einer Vertragsanpassung oder einer Leistungserweiterung beraten, wozu es sinnvoll sein kann, die gesamte Kundenbeziehung zu betrachten.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um zahlreiche rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, z.B. von Angeboten, Verträgen oder Rechnungen. Auch zählen Meldepflichten oder mögliche aufsichtsrechtliche sowie branchenspezifische Vorgaben dazu. Branchenspezifische Vorgaben können uns dabei auch von Ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung auferlegt worden sein.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.

Berechtigtes Interesse

Ihre Daten verarbeiten wir zudem, um gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO berechtigte Interessen von uns oder Dritten (z.B. Kooperationspartnern) zu wahren.

So freuen wir uns nicht nur, zulässigerweise Ihnen persönliche Mitteilungen (z.B. Einladungen) zukommen zu lassen, um weiterführende Informationen über uns oder unsere Produkte und Dienstleistungen zu übermitteln, sondern auch um Sie z.B. zu Kundenumfragen einladen zu dürfen, damit wir Ihre Bedürfnisse insgesamt besser verstehen, die Beziehung zu Ihnen stärken und unsere Produkte und Dienstleistungen Ihren Anforderungen entsprechend gestalten können. Kunden- bzw. marktspezifische Statistiken erstellen wir, um unser Leistungsportfolio für Sie zu optimieren und somit zur Geschäftssteuerung. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um möglicherweise unsere Rechte bei Streitigkeiten geltend zu machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können.

Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist, zur Gewährleistung eines reibungsfreien IT-Betriebes, im Rahmen von Maßnahmen der Gebäudesicherheit (z.B. Zutrittskontrolle) und zur Sicherstellung des Hausrechts.

Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. Erhalt unseres Newsletters), ist die Rechtmäßigkeit nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann selbstverständlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass bei bereits angestoßener Verarbeitung ein Widerruf möglicherweise erst mit einer Verzögerung realisiert werden kann, und dass in Einzelfällen, insbesondere z.B. in Verbindung mit Angaben, die im Internet abrufbar sind, eine weitergehende Rücknahme kaum bis unmöglich sein kann.

Welche Quellen nutzen wir und Datenkategorien werden von uns verarbeitet?

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – sofern für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von einem Unternehmen unserer Scheer Gruppe oder sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise erhalten haben (z.B. Bonitätsanfragen im Zusammenhang mit der Ausführung von Aufträgen). Zum anderen können wir auch solche Daten verarbeiten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Presse) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Folgende Datenkategorien wurden möglicherweise durch uns erfasst: 

• Personenstammdaten (z.B. Name, Vorname, Adressdaten)
• Kontaktdaten (z.B. Telefon, E-Mail, bevorzugte Sprache, Zeitzone)
• Informationen über geplante Projekte sowie Ihr Interesse an Produkten und Dienstleistungen
• Informationen zu Ihrem Beruf / Ihrem Unternehmen (z.B. Branche, Anstellung, Arbeitgeber, Position, Titel, Fachbereich, Unternehmensanschrift)
• Ordnungsmerkmale (z.B. Kundennummer)
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr),
• Daten zu Legitimation und Authentifikation
• Dokumentationsdaten (z.B. Protokolle)
• Daten im Rahmen des Besuches unseres Internetangebotes (vgl. die auf der jeweiligen Seite eingebundenen Datenschutzhinweise, z.B. https://www.scheer-group.com/datenschutz).

Wir benötigen Ihre zuvor genannten personenbezogenen Daten insbesondere zur Aufnahme und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten. Ohne die Verarbeitung Ihrer diesbezüglichen Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder durchzuführen oder Ihrer Anfrage nachzukommen.

Wer erhält Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unserer Unternehmensgruppe nach dem Need-to-know-Prinzip nur den Stellen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung vorstehend genannter Zwecke benötigen (z.B. Marketing, Vertrieb, Projektmitarbeiter, Buchhaltung). Grundsätzlich erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb unserer Unternehmensgruppe. Weitere Stellen könnten jedoch diejenigen sein, gegenüber denen wir in irgendeiner Art gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind (z.B. öffentliche Stellen und Institutionen), zur Durchsetzung offener Forderungen (z.B. Rechtsanwalt), zu denen Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (z.B. als Referenz), oder solche Dienstleister, die uns bei der Leistungserbringung notwendigerweise unterstützen. Dies können z.B. solche in den Kategorien IT-Dienstleistung, Zertifizierung/Auditierung, Logistik, Druckdienst­leistung, Archivierung, Entsorgung, Telekommunikation, Beratung, Inkasso oder Marketing sein, sofern eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis besteht. Sofern bei Erbringung eines Teils des Leistungsgegenstandes unmittelbar Auftragsverarbeiter eingebunden sind, erfolgt dies unter Berücksichtigung der Anforderungen aus Art. 28 DS-GVO. In keinem Fall verkaufen wir Ihre personenbezogenen Daten.

Grundsätzlich übermitteln wir Ihre Daten nicht in Drittstaaten. Da zu unserer Unternehmensgruppe auch Gesellschaften in Drittstaaten gehören oder, um wettbewerbsfähig zu sein, uns Dienstleister mit Firmensitz, Konzernmutter oder einem Rechenzentrum in Drittstaaten fallweise unterstützen, kann es erforderlich werden, dass hierzu eine Weitergabe erfolgt. In solchen Fällen stellen wir im Rahmen unserer Möglichkeiten sicher, dass nur Zugriff auf solche Daten erfolgt, die für das Erbringen der konkreten Aufgabe erforderlich sind und zudem entsprechende Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standard­vertragsklauseln, weitere technische Maßnahmen) getroffen sind.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der jeweiligen Regelungen (insbesondere Art. 15-21 DS-GVO) vielfältige Rechte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Auch haben Sie das Recht, einer nicht ausschließlich automatisierten Einzelfallentscheidung zu unterlie­gen.
• Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Das Auskunfts- und das Löschungsrecht unterliegen gesetzlichen Einschränkungen. Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen eine Datenverarbeitung sprechen.

Nähere Angaben zum Widerspruchsrecht finden Sie unten.

Findet eine ausschließliche automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Weder bei Begründung noch zur Durchführung der Geschäftsbeziehung findet eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (eine auf einer rein automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung) gemäß Art. 22 DS-GVO statt.

Findet ein Profiling statt?

Einige Ihrer Daten verarbeiten wir teilautomatisiert (z.B. Klickrate im Onlinebereich, Bonität, Kundenverwaltung, Zahlungsverhalten) mit dem Ziel, Sie und Ihre Bedürfnisse besser kennen und verstehen zu lernen. Dies ermöglicht uns eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung. Es findet kein vollautomatisiertes Profiling statt.

Dauer der Datenspeicherung

Sofern Sie keine Löschung der Daten beantragen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange sie zu dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden, benötigt werden. Darüber hinaus kann die Speicherung, insbeson­dere wenn eine Vertragsbeziehung besteht oder bestand, zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. 2 bis 10 Jahre) oder zur Beweissicherung im Rahmen gesetzlicher Verjährungsvorschriften (z.B. bis zu 30 Jahre) erfolgen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, das wir zur Bonitätsbewertung oder für Werbezwecke einsetzen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung:

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an den o.g. Verantwortlichen gerichtet werden.

Sonstige Hinweise

Bitte informieren Sie als Empfänger dieser Information entsprechende weitere hiervon betroffene Personen Ihres Hauses. Wir behalten uns vor, diese Information bei Bedarf zu aktualisieren.

Stand:  September 2023