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Wenn Roboter ins Büro einziehen…

…dann geht es um den Einsatz von Robotic Process Automation, RPA, einer neuen Technologie, die Effizienzfortschritte auch im Verwaltungshandeln und in computergestützten Dienstleistungsprozessen verspricht.

Roboter sind in der Fertigung heute Standard. Es gibt Montagelinien, an denen kein Mensch mehr arbeitet. Anders ist dies aktuell noch in Büroumgebungen. Natürlich sind hier überall Computer und dahinterliegende ERP Systeme zu finden, die in den vergangenen Jahrzehnten durchaus zu vielen Rationalisierungserfolgen geführt haben. Noch werden diese Computer aber von Menschen bedient. Dabei geht es in der Regel um manuelle, analoge Sachbearbeiter-Tätigkeiten, die dann in Teilen – wiederum vom Menschen initiiert – zur digitalen Ausführung im Computer kommen.

Will man nun auch hier auf Robotic-Unterstützung setzen, geht man ganz nah an den Menschen und seine Arbeit am Computer heran um zu sehen, was er genau dort tut. Ist es wirklich erforderlich, dass jeder einzelne Arbeitsschritt durch menschliche Arbeitskraft erledigt wird? Gemeinhin finden sich dann sehr schnell Bereiche die repetitiv und einfach sind, sodass man sie einer vollständigen Automatisierung unterziehen kann – durch RPA, einer robotergestützten, durchgängigen Prozess-Automatisierung mittels Software.

Schon heute gibt es viele Anwendungsfälle etwa bei Einkaufssystemen, bei denen es standardisiert und regelbasiert um Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen geht. Ist hier RPA im Einsatz, muss der Mensch nur noch bei komplexen Einzelfallgestaltungen eingreifen, der Aufwand durch den Menschen ist deutlich reduziert. Diese Art von Massenvorgängen, die sich stetig wiederholen, gibt es in vielen Unternehmen, auch in Banken oder Versicherungen. Man kann sich den Einsatz von RPA selbst bei der Betreuung von Rechnern oder ganzen Serverparks vorstellen. Nicht umsonst spricht man hier von dem Angriff auf den Long Tail der IT-Anwendungen. Hier eröffnen sich ganz neue Felder für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen und ganzen Businessmodellen.

Damit der Einsatz solcher Softwareroboter funktioniert und tatsächlich die gewünschte Entlastung von Routinetätigkeiten bringen kann, ist es, wie bereits erwähnt, zunächst notwendig, exakt herauszufinden, was ein Sachbearbeiter im Detail tut, welche Prozesse im Einzelnen an seinem Arbeitsplatz stattfinden. Auf der Basis dieses sogenannten Desktop Activity Mining entstehen dann granulare Prozessmodelle. Allein dieser Schritt kann übrigens schon zur Prozessverbesserung führen – lange bevor RPA zum Einsatz kommt. So können zum Beispiel beim Vergleich von mehreren Arbeitsplätzen mit gleichen Aufgabenstellungen Best Practices ermittelt werden, die dann für alle Beteiligten zum neuen, effizienteren Standard werden.

Natürlich handelt es sich bei einem RPA-System um ein System, das entwickelt werden muss. Es gilt, über Desktop Activity Mining, ein verlässliches Modell zu generieren, um es vollständig zu automatisieren und dann zur Ausführung durch den Softwareroboter zu bringen. Kombiniert man diesen Prozess dann mit einem kontinuierlichen Process Mining, wie man es auch vom Business Process Management – Ansatz her kennt, ist auch eine kontinuierliche Verbesserung aller Prozessschritte gewährleistet.

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