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Fachartikel

IT Follows Business

Optimierte Geschäftsprozesse als Garant für eine erfolgreiche Digitalisierung

Große und mittlere Unternehmen geraten zurzeit weltweit durch verschiedene Themen unter Veränderungsdruck. Eines davon ist die Digitalisierung, die Arbeitsumgebungen und Geschäftsabläufe durch neue virtuelle Umgebungen wie beispielsweise Cloud-Infrastrukturen oder Collaboration-Platforms transformiert. Zudem erhöht sie die Erwartungshaltung der Kunden dramatisch, weil immer öfter Erfahrungen aus dem B2C-Bereich auf B2B übertragen werden: Dienstleistungen und Produkte sollen rund um die Uhr und an jedem Ort ohne jeglichen Zeitverlust erbracht werden.

Die Arbeits- und Geschäftswelt verändert sich in einem nicht für möglich gehaltenen Tempo. Hinzu kommen Reglementierungen durch den Gesetzgeber, der selbst kaum mit der Entwicklung Schritt halten kann. Umfassende Gesetzeswerke sollen Bereiche wie den Datenschutz, die IT-Sicherheit oder die Nachverfolgbarkeit von Produkten und Dienstleistungen regulieren. Allesamt zusätzliche Hürden, die es zu nehmen gilt.

Unternehmen, die die digitale Transformation erfolgreich bewältigen wollen, sollten dringend daran gehen, ihre internen Geschäftsprozesse im Detail zu überprüfen und entsprechend zu optimieren. Wenn das gelingt, können sie besser denn je auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und in der Folge die wirtschaftliche Ernte einfahren.

 

Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher machen können

Unternehmen, die sich für die digitale Zukunft entscheiden, setzen an ihrem digitalen Kern, dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), an. Es ist die Basis für alle Geschäftsprozesse und damit entscheidend für den Unternehmenserfolg.

Bevor das ERP technisch auf den neuesten Stand gebracht wird, sollten alle Geschäftsprozesse genauestens analysiert und überprüft werden. Denn: Eine Automatisierung oder neue ERP-Technologie macht einen bestehenden Prozess nicht besser, sondern höchstens anders. Werden Abläufe vorab nicht überprüft und optimiert, verstetigen sich bestehende Mängel trotz neuester Technik; im schlimmsten Fall sparen Unternehmen weder Zeit noch Kosten, noch wird die Effizienz verbessert.

Werden Prozessdefizite, Medien- oder Systembrüche im Projekt ausgeräumt, können im Zuge einer Digitalisierung die Abläufe im Unternehmen insgesamt schneller, kostengünstiger, effizienter und compliant gestaltet werden. Die Lösung kann außerdem so zukunftssicher gestaltet werden, dass flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden kann.

Unternehmen sollten die Gelegenheit zudem nutzen, um eingefahrene Prozesse nicht nur zu verbessern und durch IT zu stützen, sondern auch komplett neu zu denken. Zurzeit wagen immer mehr Firmen den Sprung in die digitalisierte Arbeitswelt. Nur mit optimierten Geschäftsprozessen gelingt es, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, ungenutzte Umsatzquellen zu erschließen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Um welche Prozesse geht es nun im Kern? Gerade neue ERP-Lösungen wie SAP S/4HANA bieten schier unendliche Optimierungsmöglichkeiten, aber idealerweise erfolgt zu Beginn eine Konzentration auf die unternehmenskritischen Prozesse. Welche das jeweils sind, muss individuell für jedes Unternehmen herausgearbeitet werden. Was alles denkbar ist, zeigen Beispiele aus der Praxis:

  • Fertigungslogistik. Die Materialbedarfsplanung war bei bisherigen SAP-Lösungen ein zwar digitaler, aber äußerst langwieriger Prozess. Im Rahmen eines MRP-Laufs (Material Requirements Planning) wurde über Nacht ermittelt, wo das System welche Materialien auf welche Produktionseinheiten plant. Dieser zeitintensive Prozess von mindestens 7-8 Stunden musste immer dann in voller Länge wiederholt werden, wenn ein Kunde etwa neue Bedarfe anmeldete. Mit SAP S/4HANA kann dieser Prozess trotz gigantischer Datenmengen auf bisher unvorstellbare 2-3 Stunden verkürzt werden. Dadurch kann eine Nachfrage- und Lieferplanung praktisch in Echtzeit erfolgen und so auf Kundenwünsche schneller denn je reagiert werden.
  • Finanzwesen. Früher dauerte es bei Monatsabschlüssen tagelang, bei Jahresabschlüssen sogar wochenlang, bis im Unternehmen alle Daten zusammengetragen waren. Mit SAP S/4HANA kann das Reporting jederzeit einfach erstellt werden. So können sogar rund um die Uhr Ad-hoc-Zwischenbilanzen abgerufen werden, sogenannte Soft-Closes, die aktueller als jeder Monatsabschluss sind. Unternehmen sparen dadurch sehr viel Zeit, und Entscheider können in Echtzeit auf relevante Daten zugreifen und entsprechend reagieren.
  • Einkauf/Produktiver Bereich. SAP S/4HANA ermöglicht auch dem Einkauf effizienteres und komfortableres Arbeiten, z. B. die Suche nach Materialien und deren Lieferanten in Google oder Echtzeitinformationen zu Kennzahlen, Bewertungen und Ausgaben bei den Lieferanten durch leistungsfähige Analysen in anwenderfreundlichen und rollenspezifischen Dashboards. Die tägliche Zusammenarbeit mit Lieferanten wird außerdem durch die vorkonfigurierte Integration in das ARIBA-Netzwerk deutlich vereinfacht.

Der Weg zum intelligenten Unternehmen

SAP HANA basiert technisch auf der In-Memory-Technologie, die bei ihrer Veröffentlichung so revolutionär wie einzigartig war. Die Applikation inklusive der Datenbank arbeitet im Hauptspeicher und kann so Rechneroperationen in einer noch nie dagewesenen Geschwindigkeit durchführen – faktisch bedeutet das Echtzeit. Durch die hohe Geschwindigkeit der Datenverarbeitung werden z. B. Entscheidungen auf einer wesentlich valideren Datenbasis gefällt, oder es lassen sich Kosten sparen, indem fehlendes Material oder Ausfälle von Maschinen schneller erkannt und Defizite beseitigt werden können.

Daneben bietet SAP S/4HANA eine moderne User Experience. Dank der neuen Benutzeroberfläche SAP Fiori kann das ERP-System auf sämtlichen Geräten, wie zum Beispiel Smartphones oder Tablets, eingesetzt werden. Es lässt sich einfach bedienen und ermöglicht eine schnelle Einarbeitung. Außerdem werden dank des neuen Interfaces wichtige Kennzahlen direkt präsentiert und müssen nicht erst umständlich herausgesucht werden. Durch die Cockpit-Philosophie sind besonders relevante Zahlen immer verfügbar und gehen nicht in der Masse verloren.

Insgesamt ist SAP S/4HANA ansprechend und elegant geworden. Das ist besonders für jüngere Mitarbeiter ein wichtiges Argument, denn die „Generation Apple“ legt Wert auf eine einfache Nutzerführung. Auch das wirkt sich auf die Effizienz von Geschäftsprozessen aus.

 

Mit einem Partner an der Seite gelingt Transformation zum intelligenten Unternehmen

Spätestens 2025 wird SAP S/4HANA das aktuelle SAP ERP ablösen, der Support wird eingestellt. Ob Migration vom aktuellen SAP-System auf SAP S/4HANA oder Neueinführung: Beide Wege sind komplex, arbeitsintensiv und fordern die Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft zusätzlich heraus. Ein erfahrener Partner reduziert diese Doppelbelastung im besten Fall signifikant und unterstützt mit Branchen- und SAP-Knowhow sowie der Erfahrung aus erfolgreich durchgeführten Projekten.

Durch jahrzehntelange Projekterfahrung verfügt z. B. die Scheer GmbH über eine hohe Anzahl von Referenzprozessen für viele Branchen, die die Best Practices von SAP mit Erfahrungen aus der Praxis ergänzen. Von einem kompetenten Partner kann man zudem erfahren, wie andere die Migration bewältigt haben, welche Fallstricke es gibt und welches Vorgehen besonders erfolgversprechend ist.

Der ideale Partner bringt neben umfassenden SAP-Kenntnissen zusätzlich herausragende Branchenkenntnisse mit. Was Scheer zusätzlich auszeichnet: Bisherige Erfahrungen in der Optimierung von Geschäftsprozessen sind in einer Referenzdatenbank gespeichert. Dieses dokumentierte Knowhow wird immer dann in Projekten eingesetzt, wenn entsprechende Prozesse optimiert werden sollen. Dank dieser Vorgehensweise profitieren Unternehmen von systematisch erschlossenen Erfahrungen – so wird die Prozessoptimierung und -implementierung mit SAP S/4HANA zu einer echten Erfolgsgeschichte.

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Scheer & SAP

Erfolgreiche Partnerschaft auf solidem Fundament

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