Von Mitarbeiterbefragungen lernen und innere Kündigungen verhindern

Die innere Kündigung ist ein langfristiger, stiller Prozess bei unzufriedenen Mitarbeitenden. Laut einer Studie von Deloitte (2019) haben in Deutschland fast sechs Millionen Arbeitnehmende innerlich bereits gekündigt und empfinden keine Bindung mehr zu ihrem Unternehmen. Eine innere Kündigung geht mit sinkender Einsatzbereitschaft, Engagement, Motivation und Leistung einher. Dies kann ein negatives Betriebsklima zur Folge haben. Es lohnt sich also Mitarbeiterengagement zu steigern und Anzeichen für innere Kündigungen früh genug zu untersuchen, um diese mit geeigneten Maßnahmen zu vermeiden.

Wie kann ich eine innere Kündigung verhindern?

Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen können Schwächen des Unternehmens identifiziert und Maßnahmen zur Verbesserung eingeführt werden. Hier können die Mitarbeitenden ihre eigene Meinung einbringen und zur Veränderung beitragen. Dies kann zum einen die Mitarbeiterbindung stärken und zum anderen helfen Kündigungstendenzen zu entdecken und frühzeitig gegenzusteuern. Mithilfe von Erfahrungsdaten des Mitarbeitenden im Vergleich zu früher und heute können mögliche Veränderungen diese innere Kündigung erkennen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Antworten der Mitarbeitenden zu kategorisieren, ob sie tendenziell negativ zum Unternehmen und der eigenen Arbeit stehen.

Was ist eigentlich eine Mitarbeiterbefragung?

Im eigentlichen Sinne ist die Mitarbeiterbefragung ein strategisches Instrument der Organisationsentwicklung. Im Vorfeld werden Ziele definiert, welche man mit den erhobenen Daten erreichen möchte.

Mögliche Ziele sind beispielsweise:

  1. Stärken und Schwächen des Unternehmens zu identifizieren
  2. Analyse von neuen Programmen, Strategien, und Abteilungen
  3. Erhebung eines regelmäßigen Feedbacks im Sinne einer Feedbackkultur
  4. Einführung von Veränderungen im Einklang der Meinung der Mitarbeiter
  5. Verbesserung der Prozesse, Programme sowie der Kommunikation im Unternehmen

Ein bedeutsamer Faktor bei Mitarbeiterbefragungen ist der Veränderungsprozess bzw. der Folgeprozess. Es ist wichtig mit den erhobenen Daten Veränderungsmaßnahmen einzuleiten und nicht nur leere Versprechungen an die Belegschaft zu machen. Somit können mit diesem Tool organisatorische Veränderungen nachhaltiger umgesetzt werden und die Maßnahmen werden von den Betroffenen sehr häufig als positiv wahrgenommen.

Zeitpunkte einer Befragung richtig bestimmen

Zu häufige Mitarbeiterbefragungen bringen die Gefahr einer Befragungsmüdigkeit mit sich. Um diese zu vermeiden, sollten Mitarbeiterbefragungen entsprechend ihrer Ziele konzipiert werden und der Umfang sorgfältig festgelegt sein. Je nach Befragungstyp und Inhalt können diese quartalsweise oder zwischen einem und drei Jahren stattfinden. Bei ausführlichen Jahresbefragungen nimmt der Prozess meist mehrere Wochen bzw. Monate der Durchführung in Anspruch.

Am Anfang werden zunächst sogenannte Items formuliert und die entsprechenden Antwortskalen hinzugefügt. Nach Erstellung der Befragung wird diese an die Mitarbeiter weitergeleitet und die Daten werden erhoben. Im Anschluss werden die Daten analysiert und die Ergebnisse werden im Sinne der Transparenz den Mitarbeitenden bereitgestellt. Mit diesen sollten dann gemeinsame Maßnahmen zur Veränderung beschlossen werden.

Quelle: Eigene Darstellung

Tipps zur Themenwahl und Fragebogengestaltung

Die Mitarbeiterbefragung kann je nach Zielen und Umfang 5 bis 20 Minuten in Anspruch nehmen. In dieser Zeitspanne lassen sich in der Regel 5 bis 50 Items beantworten. Es sollten Auswahlfragen, aber auch offene Fragen integriert werden. Um möglichst objektiv Daten erheben zu können, empfiehlt es sich mit einer im Vorfeld definierten Bewertungsskala zu arbeiten, welche über mehrere Befragungen hinweg beibehalten wird. Gleichzeitig sollten Themengebiete nicht abgefragt werden, welche sich nicht beeinflussen bzw. durch Veränderungsmaßnahmen verbessern lassen, da so lediglich unnötige Erwartungshaltungen aufgebaut werden. Ein Beispiel dafür können Fragen zur Lohnstruktur oder gesetzliche Inhalte zum Arbeitsumfeld sein.

Meist werden Mitarbeiterengagement sowie -commitment als zentrale Punkte untersucht. Hierzu werden zusätzlich spezifische Indikatoren abgefragt, die mit jedem Intervall variieren können. Diese wären beispielsweise Zufriedenheit in der Arbeit und kollegiale Beziehungen untereinander.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess einbezogen werden, da  Mitarbeiterbefragungen nur quantitative Ergebnisse liefern. Mit deren Hilfe können die Ursachen sowie Hintergründe richtig interpretiert werden und die Akzeptanz zur Mitarbeiterbefragung erhöht sich.

10 Gebote der Itemformulierung

Wenn Sie sich dazu entscheiden Ihre Mitarbeiterumfrage selbst zu gestalten und nicht auf externe Dienstleister zurückzugreifen, sollten Sie neben Themenauswahl und Umfang folgende weitere Punkte beachten:

1. Nutzen Sie einfache und eindeutige Begriffe, die für alle dieselbe Bedeutung haben.

2. Vermeiden Sie lange und komplexe Fragestellungen.

3. Achten Sie darauf keine hypothetischen Fragen zu stellen.

4. Vermeiden Sie die Nutzung von doppelten Stimuli und Verneinungen.

5. Nutzen Sie keine Suggestivfragen.

6. Berücksichtigen Sie das Wissen der Mitarbeiter und formulieren Sie keine Items, welche das Wissen übersteigen.

7. Nutzen Sie Fragen mit eindeutigem zeitlichen Bezug.

8. Achten Sie bei der Wahl der Antwortkategorien darauf, dass sie überschneidungsfrei sind.

9. Stellen Sie sicher, dass der Kontext des Items sich nicht auf die Beantwortung auswirkt.

10. Falls Sie doch unklare Begriffe nutzen sollten, definieren Sie diese.

Kann sich die Mitarbeiterbefragung als klassisches Instrument an die agile Zeitveränderung anpassen?

Durch die schnelle Entwicklung in Zeiten der Globalisierung und der permanenten Vernetzung stellt sich die Frage, ob nicht auch die klassische Mitarbeiterbefragung einen Wandel benötigt. Eine Möglichkeit besteht darin, die klassische Mitarbeiterbefragung mit dem kontinuierlichen Austausch zu kombinieren. Durch die Kombination von Mitarbeiter- und Pulsbefragung wird auf der einen Seite der Blick für die Gesamtorganisation ausgeweitet. Auf der anderen Seite wird ein kontinuierlicher Dialog mit den Arbeitnehmenden erzielt.

Dieser Ansatz könnte wie folgt aussehen: Alle 2 Jahre wird eine Vollbefragung im Betrieb durchgeführt – zusätzlich besteht die Möglichkeit einzelne Feedback-Befragungen mit Abteilungen bzw. Teams durchzuführen. Mit Hilfe von Feedback-Plattformen kann kontinuierliches Feedback gesammelt werden. Diese bieten Unterstützung bei der Erstellung des Fragebogens, bei der Auswertung sowie der Analyse. Oftmals bieten sie zudem die Möglichkeit, mit Dashboards die Ergebnisse transparent und übersichtlich für die Befragten und Führungskräfte darzustellen. Diese neuen Angebote bringen uns dem Ideal des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sehr viel näher.

Insgesamt kann zu dieser Kombination gesagt werden, dass es einen guten Grundstein für zielgerichtete Maßnahmenumsetzung, Weiterentwicklung der Unternehmenskultur sowie dialogorientierter Personalarbeit bietet.

Qualtrics als unterstützende Cloud-Lösung

Qualtrics ist die führende Experience Management-Plattform und darauf ausgelegt, Untersuchungen zum Thema Erlebnis durchzuführen. Mithilfe dieser Lösung können Befragungen mit wenig Aufwand erstellt, durchgeführt und ausgewertet werden. Im Vordergrund steht hierbei die Erhebung von sogenannten Experience Data bzw. X-Data (dt.: Erfahrungsdaten). Durch die Verschmelzung der operativen Unternehmensdaten (O-Data) mit X-Daten können Rückschlüsse darauf gezogen werden, wie Personen in die Organisation involviert sind und aus welchen Gründen bestimmte Dinge im Unternehmen passieren.

Mithilfe von SAP Experience Management können Sie O- und X-Daten verknüpfen, um bestmögliche strategische Entscheidungen für das Unternehmen und ihre Mitarbeitenden zu treffen. Dies ermöglicht Ihnen die Personalfluktuation zu reduzieren, die Einbindung der Mitarbeiter in das Unternehmen sowie deren Arbeitsleistung zu verbessern. Zudem kann durch die Integration von Qualtrics in SAP SuccessFactors eine Kombination der Verwaltung von HR-Prozessen (SAP SuccessFactors) und die Erhebung von Erfahrungsdaten der Arbeitnehmenden (Qualtrics) erzielt werden. So wird beispielsweise mit dem 360°-Feedback von SAP Qualtrics eine ganzheitliche Leistungsbewertung erstellt. Durch leicht konfigurierbare Fragen, Workflows und Berichtgestaltung bietet diese Funktion die Vorteile von hochwertigen Feedbacks und einer dynamischen Visualisierung. Sollten Sie als Unternehmen eine höhere Mitarbeitermotivation und ein größeres Mitarbeiterengagement als Ziel verfolgen, können Sie mithilfe von SAP Qualtrics Employee Engagement flexibel Umfragen erstellen und anhand rollenbasierten Dashboards und Berichten diese Ergebnisse transparent mit Ihren Mitarbeitenden teilen und somit einer geführte Maßnahmenplanung nachgehen.

Möchten Sie Feedback in Echtzeit von Ihren Mitarbeitenden bekommen und gekoppelt an ergebnisbasierte Auslöser einnehmen, kann Ihnen SAP Qualtrics Employee Lifecycle helfen. Es können damit die Arbeitserlebnisse der Beschäftigten über die gesamte Mitarbeiterzyklusspanne erhoben werden. Für eine effiziente Analyse der erhobenen Daten hilft Ihnen SAP Qualtrics Employee Benefits Optimizer. Unter Anwendung von Conjoint-Analyse können Sie strategische Entscheidungen treffen und mit dem errungenen Wissen  optimale Pakete an Arbeitgeberleistungen zusammenstellen.

Wenn Sie technische Lücken ermitteln möchten, können Sie dies mithilfe von Qualtrics EmployeeXM for IT tun. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Investitionen und Ressourcen in den IT-Bereich auf die Anforderungen der Mitarbeitenden optimal zugeschnitten sind.

Insgesamt kann auf Basis der erhobenen Ergebnisse das HR-Team zielgerichtet Maßnahmen anordnen und Verbesserungen einleiten.

Fazit

Sollten Sie sich dazu entscheiden, eine klassische Mitarbeiterbefragung, eine Pulsbefragung oder eine Kombination der beiden durchzuführen, sollten Sie auf folgendes achten:

Arbeiten Sie mit den gewonnen Daten und Erkenntnissen der Umfrage. Gibt es keine Verbesserungsmaßnahmen, kann sich dies negativ auf die Einstellung Ihrer Mitarbeiter auswirken. Aus diesem Grund gilt: Der Folgeprozess stellt den wichtigsten Teil der Mitarbeiterbefragung dar. Ebenfalls ist die regelmäßige Beschaffung von Feedback wichtig, da hierbei aufgedeckt wird wo Verbesserungspotentiale bestehen und sich dadurch das Arbeitgeberimage sowie die Bindung steigern lässt.

Möchten Sie durch eine Erneuerung Ihrer Feedbackkultur Ihre Mitarbeiter stärker an Ihr Unternehmen binden?

Gerne überprüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Möglichkeiten.

Cathleen-Mueller

Cathleen Müller

Team Lead SAP SuccessFactors

Scheer GmbH
Uni-Campus Nord
66123 Saarbrücken

T +49 681 96777-0

Kontakt

Über den Autor

Als Teamleiterin bin ich im Bereich SAP SuccessFactors bei der Scheer GmbH tätig. In meiner Rolle unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Personalprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

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