Nicht ohne Prozessautomatisierung: RPA-Ansatz
Die Prozessautomatisierung gilt in der Finanzbranche als effizienteste Möglichkeit, aus der Digitalisierungszwickmühle herauszukommen.
Aktuelle Herausforderungen
Sowohl marktbezogen als auch auf operativer Ebene unterstützt die Prozessautomatisierung Unternehmen dabei, aktuelle Herausforderungen zu bewältigen.
Zwei Fakten zum Automatisierungsanspruch:
Fakt ist: Backendprozesse erhalten mit dem Digitalisierungsanspruch immer weniger Aufmerksamkeit, was in vielerlei Hinsicht ineffizient ist. Die meisten dieser Prozesse verarbeiten hohe und diskrete Datenvolumina immer noch mit analogen Mitteln. Solche Prozesslandschaften lassen den sehr vielen Backend-Beschäftigten wenig bis keinen Raum für Innovation oder Modernisierung.
Fakt ist: Finanzunternehmen müssen im Rahmen einer umfassenden Digitalisierungsstrategie eine integrierte End-to-End-Prozesslandschaft aufbauen, die schnell skalieren können soll. Das kann, aufgrund von Komplexität und Kosten besonders auf Backend-Seite, ohne Automatisierung nur mit schwer zu kalkulierendem Aufwand erfolgen.
Konsequenzen beim Ignorieren der Fakten
Das Ignorieren beider Fakten hat neben marktrelevanten Herausforderungen, wie neu entstandene Vertriebskanäle, M&A-Aktivitäten und die entsprechende Compliance-Belastung, sowohl operativ als auch rentabilitätsbezogen zu verheerenden Konsequenzen in der Branche geführt:
- Mangelnde Effizienz
- Hohe Fehlerpotentiale
- Niedrige „menschliche“ Produktivität
- Steigende Geschäftsunkosten
- Sinkende Einnahmen
- Schwierige Wachstumsaussichten
Robotic Process Automation (RPA)
Ansatz zur Bewältigung der Herausforderungen für Kern- und Supportprozesse
Die Einführung von RPA ist mit einem geringem bis gar keinem Eingriff in die bestehende Systemlandschaft verbunden. Dadurch kann neben den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten von einer kurzen Einführungszeit ausgegangen werden. Es empfiehlt sich jedoch dringend, im Vorfeld eine RPA-Strategie zu definieren, um Einsatzumfang und RPA-Strukturen festzulegen. Das Hauptmerkmal einer solchen Strategie ist die Tatsache, dass relevante Prozessabhängigkeiten nicht vernachlässigt werden.
Auf Prozessebene lassen sich nicht alle Aktivitäten automatisieren, sodass bei der Strategie eine Auswahl zu treffen ist, welche Prozesse bis zu welchem Grad automatisiert werden sollen. Eine durchdachte und mit Hilfe einer Automatisierbarkeitsstudie priorisierte Planung ist deshalb unabdingbar, wobei Mitarbeiter sowohl bei der RPA-Strategie als auch bei dem RPA-Einsatz bzw. bei deren Entwicklung involviert werden sollten.
Argumente für die RPA Einführung
Im Zusammenhang mit den oben genannten Herausforderungen digitaler Finanzdienstleistungen stellt neben kurzen ROI-Zyklen auch der Grad der Automatisierbarkeit je nach Prozess ein solides Argument für die phasenweise und KPI-priorisierte RPA-Einführung dar:
- Leistung verbessern
- Kosten reduzieren
- Kundenzufriedenheit konsolidieren
- Zuverlässigkeit erhöhen
- Mitarbeiterinnovation fördern
- Auf Veränderungen agiler reagieren
Beispiel einer Prozessautomatisierung mit RPA
Es folgen drei Beispiele, anhand derer zu erkennen ist, dass eine Automatisierung mit RPA nicht den gesamten Ablauf eines Prozesses abdecken soll und dass der Automatisierbarkeitsgrad sich von Prozess zu Prozess unterscheidet. Dabei gilt es die Prozesse nach und nach zu automatisieren, sodass der Mehrwert schon nach kurzer Zeit abgebildet wird.
RPA bezeichnet Software-Lösungen, mit deren Hilfe sich regelbasierte Prozesse und End-zu-End-Aktivitäten automatisieren lassen, wodurch innerhalb kurzer Einführungszeit Produktivität und Qualität erheblich steigen und darüber hinaus Mitarbeitern mehr Zeit für kunden- bzw. umsatzorientierte Tätigkeiten zur Verfügung steht. Der RPA-Ansatz steht damit für Roboter-bediente Prozessaktivitäten, sodass nicht nur Routine-Aufgaben automatisiert werden, sondern auch komplexere Geschäftsvorfälle, wie beispielsweise die umfangreichen Tests in der Softwareentwicklung oder gar die Kundenkommunikation, speziell das Erkennen einzelner Geschäftsvorfälle und deren Zuordnung (Routing: Chat, Call Center, Mobile …).
Beispiel 1 – Freistellungsauftrag ändern
Die Prozessautomatisierung als einziger Ausweg aus der Digitalisierungszwickmühle
Finanzunternehmen können unter Berücksichtigung der Automatisierungspotentiale und mit Hilfe einer umfassenden und nachhaltigen Strategie folgende Ziele erreichen:
